HOT — So funktioniert's

HOT gehört immer zu einer bestimmten WEG. Bevor Du die App öffnest, hat Dich Dein Verwalter dort schon eingetragen — mit Deinem Vornamen, Nachnamen und einer E-Mail-Adresse, an die HOT Dir Deinen persönlichen Anmelde-Code schickt. Ohne diesen Eintrag kommt niemand hinein: Wer HOT einfach nur installiert, kann sich nicht selbst irgendeiner WEG hinzufügen.

Beim ersten Start meldest Du Dich mit Deiner Apple-ID an. Danach fragt HOT nach Deiner E-Mail-Adresse und schickt Dir einen achtstelligen Code — den trägst Du auf demselben Bildschirm ein, und HOT verknüpft Dein Gerät mit Deinem Profil in der WEG. Gehörst Du zu mehr als einer WEG, darfst Du danach auswählen, in welche Du zuerst willst; wechseln kannst Du später jederzeit unter Mehr → Account.

Kommt gar keine E-Mail an, oder klemmt es sonst beim Anmelden: Prüfschritte dazu findest Du im Kapitel Wenn etwas nicht klappt.

Nach der Anmeldung landest Du direkt im Kalender — dem Herzstück von HOT, und auch dem Bildschirm, den Du am häufigsten sehen wirst. HOT springt von selbst zum ersten Termin, der noch nicht vorbei ist, damit Du nicht erst nach unten scrollen musst, um zu sehen, was ansteht.

Jede Zeile ist ein Termin: ein Datum links, eine Aufgabe in der Mitte, und rechts, wer dafür zuständig ist — eine Person oder eine Gruppe, zum Beispiel Das Vorderhaus. Ist eine Zeile rot hinterlegt, ist sie heute dran und wartet noch auf Dich oder Deine Gruppe. Das ist der einzige Farbton, der Dich wirklich ansprechen soll — alles andere darfst Du in Ruhe überfliegen.

Tippe eine Zeile an, und der Termin öffnet sich mit allen Einzelheiten: was genau zu tun ist, wer zuständig ist, und ein kleiner Chat für Rückfragen dazu. Wie genau ein Eintrag aufgebaut ist, welche Abzeichen was bedeuten und was jede Wischgeste tut, steht ausführlich im Kapitel Termine: ansehen, abhaken, verschieben — das lohnt sich als Nächstes zu lesen.

Sobald Du eine Deiner Aufgaben tatsächlich gemacht hast — sagen wir, Friede hat die Restmülltonnen rausgestellt —, wischt er über genau diese Zeile im Kalender von rechts nach links und tippt auf Erledigt!. Ein grüner Haken erscheint, sein Name und der Zeitpunkt werden vermerkt, und wenn Eure WEG das Punktesystem eingeschaltet hat, wandert die Erledigung gleich in seine Ausbeute.

Das war's schon — kein Speichern-Knopf, kein zweiter Schritt. HOT schickt die Änderung sofort weiter, und alle anderen in der WEG sehen sie beim nächsten Blick in den Kalender.

Damit kennst Du den Kern von HOT: anmelden, im Kalender nachsehen, abhaken. Alles Weitere — Listen, Dokumente, Zählerstände, die Rangliste, Benachrichtigungen — ist Zusatz, den Eure WEG nach Bedarf ein- oder ausgeschaltet hat, und steht in den folgenden Kapiteln in derselben Ausführlichkeit. Am schnellsten findest Du Dich zurecht, wenn Du einfach die Frage suchst, die Dich gerade beschäftigt — dafür ist der Rest dieses Handbuchs gedacht.

HOT startet im Kalender. Du siehst immer einen Monat — eine Zeile pro Termin, von oben nach unten in der Reihenfolge der Tage. Beim Öffnen springt die Liste automatisch zum ersten Termin, der noch nicht vorbei ist. Liegt der ganze Monat in der Vergangenheit, landest Du beim letzten Eintrag.

Oben: der Monat

Über der Liste stehen zwei Pfeile und dazwischen der Monatsname. Die Pfeile blättern einen Monat vor oder zurück. Ein Tipp auf den Monatsnamen öffnet die Jahresübersicht — dort siehst Du für jeden Monat, wie viele Aufgaben es gibt und wie viele davon schon erledigt sind.

In der Navigationsleiste

• Lupe (links) — die Suche. Du wählst eine Aufgabe, wahlweise eine Gruppe oder Person und einen Zeitraum, und bekommst alle passenden Termine, auch über Monatsgrenzen hinweg.
• Glocke (rechts) — die Neuigkeiten: neue Dokumente, neue Listen, neue Todos für Dich, Hilferufe und ungelesene Nachrichten. Ist etwas dabei, wird die Glocke rot und bekommt einen Punkt. Der Knopf ist immer da, auch wenn nichts Neues vorliegt — dann sagt Dir das Fenster genau das.
• Filtersymbol (rechts außen) — blendet fremde Termine aus. Mehr dazu unter Der Filter.

Aktualisieren

Zieh die Liste mit dem Finger nach unten, um den Monat neu zu laden. Das passiert außerdem automatisch, sobald Du HOT wieder in den Vordergrund holst — Du musst also normalerweise nichts tun.

Jede Zeile besteht aus drei quadratischen Feldern: links das Datum, in der Mitte die Aufgabe, rechts wer dran ist. Auf den beiden rechten Feldern sitzen kleine runde Abzeichen, die den Zustand des Termins zeigen. Man muss sie nicht auswendig lernen — die Details stehen auch im Klartext, wenn Du die Zeile antippst.

Die Farbe der Zeile

• Rot hinterlegt — der Termin ist heute und Du oder Deine Gruppe seid dran, und er ist noch offen. Das ist die einzige Zeile, die Dich anspringen soll.
• Grau hinterlegt — heute, aber jemand anderes ist zuständig.
• Ohne Hintergrund — jeder andere Tag.

Das rechte Feld

Dort steht, wer zuständig ist: das Foto der Gruppe oder der Person. Zwei Sonderfälle:

• Das WEG-Bild (nicht zwangsläufig ein Haus-Symbol — Euer Verwalter kann dafür jedes beliebige Bild hochladen) bedeutet: die Aufgabe gehört der ganzen WEG, nicht einer bestimmten Gruppe.
• Eine durchgestrichene Person bedeutet: die zuständige Person ist nicht mehr in der WEG. Sprich dann Deinen Verwalter an.

Das Filtersymbol oben rechts blendet alles aus, was Dich nicht betrifft. Eingeschaltet siehst Du nur noch Termine, die

• der ganzen WEG gehören,
• Dir persönlich zugeordnet sind,
• oder einer Gruppe gehören, in der Du bist.

Dazu kommen Aufgaben, die Dein Verwalter als immer anzeigen markiert hat — etwa Termine, die alle angehen. Geburtstage siehst Du hier ebenfalls immer, unabhängig vom Filter — vorausgesetzt, Eure WEG hat die Geburtstags-Funktion eingeschaltet.

Tipp eine Zeile an, und der Termin öffnet sich. Oben rechts schaltest Du zwischen Details und Nachrichten um.

Details

Diese Seite beantwortet in ganzen Sätzen, was die Abzeichen andeuten:

• Beschreibung — was genau zu tun ist, so wie es Dein Verwalter hinterlegt hat.
• Wer kann diesen Eintrag sehen? — „von allen in der WEG“, „nur von Dir“ oder „von allen, die der Gruppe ‚Das Vorderhaus‘ angehören“.
• Aktueller Status — wer dran ist („Diese Aufgabe muss von Friede oder Andrea ausgeführt werden.“) oder wer schon fertig ist („Diese Aufgabe hast Du am … erledigt.“).
• Zusätzliche Info — erscheint nur, wenn der Termin verschoben oder übernommen wurde, mit ursprünglichem Datum beziehungsweise ursprünglicher Zuständigkeit.

Nachrichten

Jeder Termin hat seinen eigenen kleinen Chat. Sobald Du auf Nachrichten wechselst, gelten die Nachrichten dieses Termins als gelesen — die Sprechblase in der Liste wird von rot auf grün umgestellt.

Kommst Du über die Glocke, landest Du gleich in den Nachrichten. Dort gibt es außerdem den Knopf Alle gelesen, der sämtliche ungelesenen Nachrichten auf einmal abräumt.

Alles, was mit einem Termin geschieht, geschieht durch Wischen über die Zeile. Von rechts nach links kommen die Knöpfe zum Abhaken.

Wischst Du ganz durch, statt nur ein Stück weit, wird sofort der äußerste Knopf ausgelöst — also Erledigt!. Eine kurze Animation und ein Ton bestätigen jede Aktion.

Wann geht das?

• Der Termin ist heute oder früher. Zukünftige Termine kann man nicht vorab abhaken.
• Es ist eine Aufgabe zum Erledigen. Reine Hinweise — Geburtstage, Ankündigungen — haben keine Wischknöpfe.
• Der Termin ist noch offen, also weder erledigt noch ausgefallen.
• Du darfst ihn abhaken (siehe Warum sehe ich manche Knöpfe nicht?).
• Ausgefallen! gibt es zusätzlich nur, wenn die Aufgabe dafür freigegeben ist. Bei „Restmülltonnen rausstellen“ ergibt das Sinn, bei anderen nicht — das legt Dein Verwalter je Aufgabe fest.

Ein abgehakter Termin lässt sich wieder öffnen. Wisch von rechts über die Zeile:

Freigeben darfst Du, wenn der Termin Dir oder Deiner Gruppe gehört — oder wenn Du derjenige warst, der abgehakt hat. Der Verwalter darf jeden Termin freigeben, auch fremde.

Wie beim Abhaken gilt: nur für Termine von heute oder früher, und nur für Aufgaben, die überhaupt zum Erledigen gedacht sind.

Du bist im Urlaub, wenn die Tonnen rausmüssen? Dann bittest Du die WEG um Hilfe, statt den Termin einfach verfallen zu lassen.

Danach kann jemand aus einer anderen Gruppe einspringen:

Und wenn sich Dein Urlaub doch nicht ergibt, nimmst Du Deinen eigenen Hilferuf einfach zurück:

Die Regeln dazu

• Um Hilfe bitten kannst Du nur für Termine, die ab übermorgen liegen. Für heute oder morgen ist es dafür zu spät — dann hilft ein Anruf mehr als ein Hilferuf.
• Bitte übernehmen siehst Du nur, wenn der Termin Dir oder Deiner Gruppe gehört und noch kein Hilferuf läuft.
• Aufgabe übernehmen sieht nur, wer nicht zur zuständigen Gruppe gehört — für die eigene Gruppe wäre das kein Einspringen.
• Übernommen wird immer auf die Gruppe des Helfers, nicht auf ihn persönlich. HOT behandelt eine Aufgabe als Sache des Haushalts.
• Ist eine Aufgabe ausdrücklich einer bestimmten Person oder Gruppe zum Erledigen vorbehalten, kann niemand von außen sie übernehmen — und deshalb wird der Knopf gar nicht erst angeboten.

Verschoben wird von der anderen Seite — wisch von links nach rechts über die Zeile.

Solange Du denselben Tag stehen lässt, bleibt der Knopf Verschieben grau — es gäbe nichts zu tun. Mit Abbrechen kommst Du ohne Änderung zurück.

War der Termin schon einmal verschoben, steht das ursprüngliche Datum klein über dem Kalenderblatt. In der Liste bekommt der Termin danach den lila Kalender, und unter Details → Zusätzliche Info steht in einem Satz, wer wann von wo nach wo verschoben hat.

Wann geht das?

• Die Aufgabe muss verschiebbar sein — das legt Dein Verwalter fest. Bei einem festen Abfuhrtermin ergibt Verschieben keinen Sinn, beim Treppenhausputz schon.
• Der Termin ist noch offen.
• Er gehört Dir oder Deiner Gruppe — oder Du bist Verwalter.

Ein neues Datum darf auch in der Vergangenheit liegen; HOT hindert Dich nicht daran, einen vergessenen Termin nachträglich richtig einzuordnen.

HOT fragt vorher nach und nennt dabei Aufgabe und Datum — die gewischte Zeile liegt unter dem Dialog und ist genau in dem Moment nicht zu sehen. Gelöscht wird der Termin samt seiner Nachrichten, dauerhaft.

Wenn Du kein Verwalter bist und einen Termin für falsch hältst: nicht abhaken, sondern eine Nachricht daran schreiben oder Deinen Verwalter ansprechen.

HOT zeigt beim Wischen nur, was in diesem Moment tatsächlich möglich ist. Ein Knopf, der nichts bewirkt, wäre schlimmer als keiner — deshalb fehlt er ganz. Diese Übersicht sagt Dir, woran es liegt.

„Du darfst sie erledigen“ heißt: die Aufgabe ist entweder für alle offen, oder ausdrücklich Dir beziehungsweise einer Deiner Gruppen zum Erledigen zugewiesen. Verwalter dürfen immer. Wenn Du unsicher bist, wer dran ist, steht es im Klartext unter Details → Aktueller Status.

HOT zeigt eine Änderung sofort an und schickt sie gleichzeitig zum Server. Klappt das nicht, wird die Zeile zurückgesetzt — sie steht dann wieder so da wie vorher, und Du bekommst einen Hinweis.

• Ein Streifen oben am Bildschirm heißt: keine Verbindung. Der Streifen verschwindet von selbst, Du musst ihn nicht wegtippen. Sobald Du wieder Netz hast, einfach noch einmal wischen.
• Ein Dialog „Nicht gespeichert“ heißt: der Server hat die Änderung abgelehnt. Meist fehlt Dir die Berechtigung, oder jemand anderes war schneller. Zieh die Liste nach unten, um den aktuellen Stand zu holen.

Wenn eine Erledigung immer wieder verschwindet, obwohl Du online bist, sprich Deinen Verwalter an — es kann sein, dass die Aufgabe inzwischen jemand anderem zugeordnet ist.

Unten rechts in HOT liegt der Reiter Mehr. Ganz oben, unter Übersicht, stehen drei Zeilen mit je einer Zahl in Klammern:

• Benutzer (Anzahl) — jeder Mensch in Eurer WEG.
• Gruppen (Anzahl) — alle Gruppen, die für Dich sichtbar sind.
• Aufgaben (Anzahl) — der gesamte Aufgabenkatalog, aus dem Eure Termine entstehen.

Alle drei Listen sind zum Nachschauen da. Anlegen, Einladen oder Löschen ist Sache Eures Verwalters — dazu steht in diesem Handbuch bewusst nichts, das ist ein eigenes Kapitel für Admins.

Benutzer zeigt jede Person Eurer WEG als Zeile: Bild, Vor- und Nachname. Dich selbst erkennst Du am Zusatz (Du) dahinter.

Neben manchen Namen steht ein kleines Symbol:

• Schild — die Person ist Admin Eurer WEG.
• Krone — die Person ist Super-Admin. Das kommt in einer gewöhnlichen WEG praktisch nicht vor und betrifft nur die Plattform-Ebene, nicht Eure eigene Verwaltung.

Tipp eine Zeile an, um das Profil zu öffnen — bei einer fremden Person nur zum Ansehen, bei Dir selbst zum Bearbeiten.

Tipp Dich selbst in der Liste an (den Eintrag mit „(Du)“), und der Bildschirm wird zu Profil bearbeiten. Hier gehört Dir wirklich alles, was Du siehst:

Bild

„Bild auswählen“ beziehungsweise „Bild ersetzen“ öffnet Deine Fotomediathek. Das Bild gilt WEG-übergreifend — bist Du in mehreren WEGs, siehst Du überall dasselbe Foto.

Vorname, Nachname

Frei änderbar. Auch das gilt für alle WEGs, denen Du angehörst — „user“ ist eine einzige Person, nicht eine pro WEG.

Geburtstag

Ein Schalter Geburtstag plus, wenn eingeschaltet, ein Datum. Der Schalter entscheidet, ob Dein Geburtstag im Kalender der WEG als eigener Eintrag erscheint — das Datum selbst bleibt dabei gespeichert, auch wenn Du ihn ausschaltest. Diesen Abschnitt siehst Du überhaupt nur, falls Eure WEG Geburtstage eingeschaltet hat.

Was auf diesem Bildschirm nicht steht: Admin-Status, Sperre, primäre Gruppe, weitere Gruppen-Mitgliedschaften. Das legt ausschließlich Dein Verwalter fest.

Tipp jemand anderen an, und der Bildschirm öffnet sich rein lesend, mit dem Namen als Titel. Du siehst:

• Bild, Vorname, Nachname.
• Geburtstag — nur, falls die Person ihn eingeschaltet hat, und nur, falls Eure WEG Geburtstage überhaupt zeigt.
• Gruppen — alle Gruppen der Person, die Du selbst auch sehen darfst. Eine private Gruppe, in der Du nicht Mitglied bist, wird aus dieser Liste herausgefiltert — sie fehlt einfach, ohne Hinweis darauf, dass da noch etwas wäre.

Du siehst nicht: die Kontakt-E-Mail-Adresse der Person. Die bleibt, außer für die Person selbst und Deinen Verwalter, immer verborgen.

Gruppen zeigt jede Gruppe, die für Dich sichtbar ist: Bild, Name, Anzahl der Mitglieder. Tipp eine Zeile an für die Details — Name und die Liste ihrer Mitglieder. Ob eine Gruppe als „privat“ markiert ist, steht auf diesem Bildschirm nicht dabei — das ist eine Einstellung Deines Verwalters, nicht etwas, das Mitglieder nachschlagen.

Aufgaben ist der Katalog, aus dem Eure Termine entstehen — nicht die Termine selbst, sondern die Vorlage dahinter, zum Beispiel „Restmülltonnen rausstellen“. Jede Zeile zeigt Bild, Namen und darunter, für wen die Aufgabe sichtbar ist: eine Gruppe, eine einzelne Person, oder „Ganze WEG“. Trägt die Aufgabe Punkte und ist das Ranking eingeschaltet, steht die Punktzahl rechts als Abzeichen.

Tipp eine Aufgabe an, und Du bekommst — rein lesend — die Regeln dahinter zu sehen:

• Beschreibung — der Text, den Dein Verwalter hinterlegt hat.
• Benachrichtigungen (Standard für alle) — ob es überhaupt eine Erinnerung gibt, zu welcher Uhrzeit standardmäßig, und ob nach der ersten noch weitere Erinnerungen folgen (Details dazu im Kapitel „Neuigkeiten und Benachrichtigungen“).
• Aktion — „Ja“ heißt: die Aufgabe lässt sich abhaken und trägt gegebenenfalls Punkte. „Nein“ heißt: reiner Hinweis, ohne Abhaken.
• Kann übersprungen werden — ob es für diese Aufgabe ein „Ausgefallen!“ gibt.
• Kann verschoben werden — ob sich Termine dieser Aufgabe verschieben lassen.
• Immer anzeigen — ob die Aufgabe den Filter im Kalender ignoriert und für alle sichtbar bleibt, auch wenn sie eigentlich zu einer fremden Gruppe gehört.
• Eskalation — nur sichtbar, wenn eingeschaltet: die Uhrzeit, ab der die WEG informiert wird, falls die Aufgabe an diesem Tag noch offen ist, und ob dabei „Admins“ oder „Alle“ benachrichtigt werden. Der Text dazu: „Ist die Aufgabe um diese Uhrzeit noch offen, wird der gewählte Kreis benachrichtigt. Eine Stunde vorher bekommt nur der Besitzer eine Vorwarnung.“

Den Tab Listen gibt es nur, wenn Eure WEG Listen eingeschaltet hat. Ist er da, siehst Du dort alle Listen, die Dich etwas angehen — der ganzen WEG gehörende genauso wie die einer Deiner Gruppen.

Jede Zeile zeigt ein Bild oder ein Symbol, den Titel, darunter Art, Anlegedatum und wer die Liste angelegt hat, und rechts eine Zahl:

• Bei einer To-do's Liste steht dort erledigt/gesamt — rot, solange noch nichts abgehakt ist, orange währenddessen, grün sobald alles erledigt ist.
• Bei einer einfachen Liste steht dort nur die Gesamtzahl der Einträge, grau.

Oben rechts legst Du mit + eine neue Liste an. Vorher zeigt HOT jedes Mal einen Sicherheitshinweis:

Gibt es noch keine Liste, für Dich sichtbar, siehst Du stattdessen: „Keine Listen vorhanden — Tippe auf + um eine neue Liste zu erstellen.“

Beim Anlegen wählst Du eine von zwei Arten — danach lässt sie sich nicht mehr wechseln.

• Liste — eine einfache Aufzählung, zum Beispiel ein Einkaufszettel. Einträge lassen sich zwar auch hier „erledigt“ markieren, aber ohne Zuständigkeit: jeder darf jeden Eintrag antippen, ändern oder löschen.
• To-do's Liste — für Aufgaben, die jemand konkret übernehmen soll. Hier kommt die Zuständigkeit ins Spiel: siehe Wer ist verantwortlich?

Jedes Mitglied darf eine Liste anlegen — nicht nur der Verwalter. Das Formular fragt:

• Titel — Pflichtfeld.
• Typ — Liste oder To-do's Liste.
• Bei einer To-do's Liste zusätzlich: Verantwortliche erforderlich. Ist der Schalter aus, darf jeder jeden Eintrag abhaken — genau wie bei einer einfachen Liste, nur mit Fortschrittsanzeige. Ist er an, braucht jeder neue Eintrag sofort eine Person oder Gruppe, siehe Wer ist verantwortlich?
• Gruppe — wem die Liste gehört. Zur Auswahl stehen nur Gruppen, denen Du selbst angehörst; leer gelassen heißt „ganze WEG“.
• Bild — optional, wie bei Terminen und Gruppen.

Die Liste gehört danach Dir: Du darfst sie später bearbeiten und löschen, unabhängig davon, welcher Gruppe sie zugeordnet ist.

Unten in der Liste steht ein Eingabefeld. Text eintippen, + oder die Zeilenschalttaste — der Eintrag erscheint sofort oben in der Liste der offenen Einträge.

Verlangt die Liste eine Verantwortliche Person (siehe oben), öffnet sich vor dem Anlegen erst die Auswahl: eine der sichtbaren Gruppen oder eine der sichtbaren Personen. Ohne Auswahl wird der Eintrag nicht angelegt.

Tippe auf den Kreis links vom Eintrag. Er füllt sich grün, der Text bekommt einen Strich, und darunter erscheint „erledigt am D.M.JJJJ von Vorname N.“ — genau wie beim Abhaken eines Termins spielt HOT dabei, falls eingeschaltet, eine kurze Animation und einen Ton ab. Ein zweiter Tipp macht die Erledigung wieder rückgängig.

Bei einer einfachen Liste gibt es keinen Kreis zum Abhaken — dort markiert ein Antippen des Eintrags direkt „erledigt“, ohne Zuständigkeitsprüfung.

Bei einer To-do's Liste mit eingeschalteter Zuständigkeit trägt jeder Eintrag rechts ein kleines Bild — der Person oder Gruppe, die ihn erledigen soll. Ein Symbol steht für „keine feste Zuständigkeit“ (jeder darf), zwei Personen-Silhouetten für eine Gruppe.

Wer darf abhaken oder löschen?

Der Verwalter darf zusätzlich immer abhaken, ganz gleich, wem der Eintrag zugewiesen ist. Löschen folgt derselben Regel — plus: wer den Eintrag angelegt hat, darf ihn immer löschen, auch wenn er längst jemand anderem zugewiesen wurde.

Die Zuweisung ändern

Tippe auf das Bild rechts im Eintrag, um jemand anderen einzutragen. Das geht, solange der Eintrag noch offen ist, und wenn er gerade Dir persönlich oder Deiner Gruppe zugewiesen ist — der Verwalter darf zusätzlich Zuweisungen innerhalb der eigenen Gruppe ändern.

Halte einen noch offenen Eintrag gedrückt und ziehe ihn an die gewünschte Stelle. Bereits erledigte Einträge lassen sich nicht verschieben — sie stehen ohnehin unten, aus dem Weg.

Eine ganze Liste darfst Du löschen, wenn Du sie angelegt hast, oder als Verwalter. HOT fragt vorher nach und nennt den Titel: „Alle Einträge werden unwiderruflich gelöscht.“

Einen einzelnen Eintrag darfst Du löschen, wenn Du ihn angelegt hast, wenn er niemand Bestimmtem zugewiesen ist, wenn er Dir oder Deiner Gruppe zugewiesen ist, wenn Du Verwalter bist — oder immer, wenn es sich um eine einfache Liste statt eine To-do's Liste handelt.

Das Stift-Symbol oben rechts in einer Liste siehst Du nur, wenn Du sie angelegt hast oder Verwalter bist. Dort änderst Du Bild, Titel und Gruppe — und hast zwei zusätzliche, unwiderrufliche Aufräum-Knöpfe:

• Erledigte löschen — nur bei To-do's Listen mit mindestens einem erledigten Eintrag.
• Alle Einträge löschen — leert die Liste, ohne die Liste selbst zu löschen.

Beide fragen vorher noch einmal nach.

Eine Liste ohne Gruppen-Zuordnung sieht die ganze WEG. Ist eine Gruppe eingetragen, sehen sie nur deren Mitglieder — plus der Verwalter, der ohnehin alle Listen sieht, und die Person, die die Liste angelegt hat, selbst wenn sie inzwischen aus der Gruppe ausgetreten ist.

Neue Benachrichtigungen zu Listen (neue Liste, Dir persönlich neu zugewiesener Eintrag) sammeln sich in der Neuigkeiten-Glocke im Kalender. Öffnest Du den Listen-Tab, gelten sie als gesehen.

Im Reiter Dokumente siehst Du eine Liste von Ordnern — zum Beispiel „Protokolle Eigentümerversammlung“, „Wartungsvertrag Heizung“ oder „Hausordnung“. Tippe einen Ordner an, um die Dateien darin zu sehen. Die Zahl rechts neben einem Ordner zeigt, wie viele Dokumente darin liegen; ist sie nicht da, ist der Ordner leer.

Zieh die Liste mit dem Finger nach unten, um neu zu laden.

Ein Ordner gehört entweder der ganzen WEG, oder er ist auf eine einzelne Gruppe eingeschränkt — genau wie bei Gruppen selbst kannst Du das am Symbol erkennen, noch bevor Du ihn öffnest:

• Blauer Ordner: von allen in der WEG einsehbar.
• Oranger Ordner: nur für Mitglieder einer bestimmten Gruppe, zum Beispiel „Das Vorderhaus“. Gehörst Du nicht dazu, taucht der Ordner bei Dir gar nicht erst in der Liste auf.

Tipp ein Dokument in der Liste an. Beim ersten Mal lädt HOT die Datei herunter — ein kleiner Kreis dreht sich, solange das dauert — und öffnet danach die Vorschau direkt in der App. Ein Pfeil nach unten neben einem Dokument zeigt an, dass es noch nicht heruntergeladen wurde; ist die Datei bereits auf Deinem Gerät zwischengespeichert, öffnet sie sich beim nächsten Mal sofort.

Unter dem Namen jedes Dokuments steht, wann und von wem es hochgeladen wurde, zum Beispiel „Hochgeladen am 03.09.2026 von Hans H.“

Dateitypen

HOT zeigt PDFs sowie Fotos (JPG, PNG, HEIC) direkt in der Vorschau an. Am Symbol erkennst Du vorab, um welche Art Dokument es sich handelt — ein Blatt mit Zeilen für PDF, ein Foto-Symbol für ein Bild.

Ordner anlegen, umbenennen, ihre Sichtbarkeit ändern, Dokumente hochladen oder löschen: das ist derzeit ausschließlich Deinem WEG-Verwalter vorbehalten. Als Mitglied siehst und öffnest Du Dokumente, kannst aber selbst noch keine hochladen. Fehlt etwas, das Ihr braucht — eine neue Rechnung, ein aktualisiertes Protokoll — sag es Deinem Verwalter.

Beim Hochladen gilt außerdem eine Höchstgröße von 10 MB je Datei; Fotos werden von HOT automatisch verkleinert, damit sie darunterbleiben.

Landet ein neues Dokument in einem Ordner, den Du sehen darfst, taucht es in Deinen Neuigkeiten (die Glocke oben rechts im Kalender) auf — außer, Du warst selbst derjenige, der es hochgeladen hat. Ob Du das überhaupt möchtest, stellst Du unter Mehr → Meine Benachrichtigungen → Neue Listen und Dokumente ein.

Gibt es in Eurer WEG noch gar keine Ordner, steht das auch so da: „Es wurden noch keine Dokumente bereitgestellt.“ Das Gleiche gilt für einen einzelnen, leeren Ordner. Das ist kein Fehler — Dein Verwalter hat den Bereich schlicht noch nicht befüllt.

Der Reiter Zähler unten in HOT erscheint nur, falls Eure WEG die Zählerablesung überhaupt eingeschaltet hat — und nur, wenn Deine eigene Gruppe an ihr teilnimmt. Nicht jede Gruppe muss ablesen; Dein Verwalter legt fest, welche Gruppen mitmachen.

Oben stellst Du mit den beiden Pfeilen das Jahr ein, für das Du Stände sehen oder eintragen willst. In die Zukunft geht es nicht — der Pfeil nach vorn ist gesperrt, sobald Du beim laufenden Jahr angekommen bist. Bist Du Admin und Deine WEG hat mehrere ablesende Gruppen, wählst Du zusätzlich, welche Gruppe Du Dir gerade ansiehst.

Darunter folgt die Liste Eurer Zähler — Heizkostenverteiler (HKV), Warmwasser- und Kaltwasserzähler, an Bezeichnung und Symbol unterscheidbar:

Rechts steht, falls für das gewählte Jahr schon ein Wert erfasst ist, dieser Wert. Bei Heizkostenverteilern zeigt HOT ihn orange, wenn er höher liegt als im Vorjahr, sonst grün. Darunter steht zum Vergleich der Vorjahreswert samt Differenz in Zahl und Prozent. Fehlt noch ein Wert und darfst Du ihn eintragen, steht dort stattdessen ein rotes Erfassen.

Tipp irgendwo auf die Zeile (nicht auf den Wert-Knopf), und Du gelangst in den Verlauf dieses Zählers.

Falls Eure WEG das eingeschaltet hat, findest Du oben rechts ein Kamera-Symbol. Es öffnet die Kamera, fotografiert einen Zähler und versucht, Zählernummer und Ablesewert selbst zu erkennen — für Heizkostenverteiler ebenso wie für Wasserzähler.

Nach der Aufnahme zeigt HOT eines von drei Ergebnissen:

• Aktueller Wert erkannt — Zähler und Wert stimmen, grün markiert. Ein Tipp auf Speichern trägt ihn ein.
• Zähler erkannt, aber kein Wert — die Zählernummer stimmt, die Ziffern waren aber nicht lesbar, meist wegen Blendung oder Unschärfe.
• Kein Wert erkannt — HOT bietet Dir stattdessen eine Liste all Eurer Zähler zum Antippen an.

Darunter stehen immer dieselben drei Knöpfe:

• Speichern — nur aktiv, wenn sowohl ein Zähler als auch ein Wert feststehen.
• Nochmal scannen — verwirft das Ergebnis und öffnet die Kamera erneut.
• Manuell eingeben — öffnet die Zahlentastatur für den erkannten Zähler, falls die Ziffern zwar unklar, der Zähler selbst aber richtig erkannt wurde.

Habt Ihr mehrere Zähler, führt Dich HOT nach jedem Speichern automatisch zum nächsten noch fehlenden Zähler weiter — oben zeigen kleine Punkte, wie viele Ihr schon erfasst habt.

Ganz ohne Kamera geht es auch: Tipp in der Liste auf Erfassen beziehungsweise auf den bereits eingetragenen Wert, und ein Eingabefeld öffnet sich — großformatig, mit Zahlentastatur, direkt fokussiert.

War für dieses Jahr schon ein Wert gespeichert, steht er bereits im Feld und Du überschreibst ihn einfach. Am unteren Rand erscheint dann zusätzlich Ablesung löschen — HOT fragt vor dem endgültigen Löschen noch einmal nach.

Tipp auf eine Zähler-Zeile (nicht auf den Wert), und Du siehst alle bisher erfassten Jahre dieses einen Zählers. Ab zwei Werten zeichnet HOT zusätzlich einen kleinen Verlaufsgraphen.

Wurde für ein Jahr nie ein Wert eingetragen, fehlt es in der Liste einfach — es gibt keine Lücke mit „0“ zu verwechseln.

• „Keine Zähler konfiguriert“ — Deine Gruppe nimmt zwar teil, aber es wurden ihr noch keine Zähler zugeordnet. Das richtet Dein Verwalter ein.
• „Nicht aktiv“ — Du siehst diesen Hinweis, wenn Deine eigene Gruppe an der Ablesung gar nicht teilnimmt; Eintragen ist dann nirgends möglich.
• Falscher Wert erwischt — überschreibe ihn einfach über „Erfassen“/den Wert erneut, solange das Jahr noch offen ist.
• Kein Netz beim Speichern — HOT meldet einen Fehler statt den Wert stillschweigend zu verwerfen; versuch es erneut, sobald Du wieder online bist.

Die Rangliste findest Du unter Mehr → Rangliste. Diesen Punkt gibt es nur, falls Eure WEG das Ranking eingeschaltet hat — ist es aus, fehlt sowohl dieser Menüpunkt als auch das rote Herz-Abzeichen bei Terminen (siehe das Kapitel „Termine“).

Oben schaltest Du mit drei Reitern zwischen Personen, Gruppen und Aufgaben um — das ist, wonach die Liste sortiert wird, nicht was sie zeigt: Punkte gibt es immer nur eine Sorte. Links oben wählst Du den Zeitraum, rechts oben sitzt ein Trichter-Symbol für den Aufgaben-Filter.

Zieh die Liste nach unten, um neu zu laden.

Punkte gibt es ausschließlich für Erledigt! — für Ausgefallen! nie, denn dabei war ja nichts zu tun. Sie gehen an die Person, die tatsächlich abgehakt hat, nicht an die, der der Termin ursprünglich zugeordnet war: Wenn Andrea für Friede einspringt und die Restmülltonnen rausstellt, bekommt Andrea die Punkte.

Wie viele Punkte eine Aufgabe wert ist, legt Dein Verwalter fest — manche Aufgaben sind auch null Punkte wert. Punkte sind an keine Gruppe gebunden: übernimmst Du eine fremde Aufgabe und erledigst sie, zählt sie in der Gruppenwertung Deiner eigenen Gruppe, nicht der ursprünglich zuständigen.

Jede Zeile zeigt einen Balken (je voller, desto mehr Punkte im Vergleich zum Spitzenreiter) und rechts die Punktzahl mit einem Herz. Die vorderen drei Plätze bekommen statt einer Nummer eine Medaille.

Personen

Jedes Mitglied der WEG mit seinen gesammelten Punkten, absteigend sortiert. Dein eigener Eintrag ist mit „(Du)“ markiert und farblich hervorgehoben, egal auf welchem Platz Du stehst.

Gruppen

Die Punkte aller Mitglieder einer Gruppe zusammengezählt — „Die Mustermanns“ gegen „Die Meiers“ gegen „Die Bauers“. Deine eigene Gruppe ist hervorgehoben.

Aufgaben

Welche Aufgabe der WEG insgesamt am meisten Punkte eingebracht hat — nicht pro Person, sondern aufsummiert über alle, die sie je erledigt haben. Gibt es im gewählten Zeitraum keine einzige erledigte Aufgabe, steht dort „Keine Daten für diesen Zeitraum“.

Oben links wählst Du zwischen drei Zeiträumen:

• Gesamt — alles, was je erledigt wurde.
• Das laufende Jahr — als Jahreszahl beschriftet.
• Das vorige Jahr — ebenfalls als Jahreszahl.

Nur beim laufenden Jahr zeigt eine Zeile zusätzlich einen kleinen Pfeil mit Prozentzahl: die Veränderung gegenüber dem Vorjahreszeitraum. Grün mit Pfeil nach oben heißt mehr als letztes Jahr, rot mit Pfeil nach unten heißt weniger. Das Vorjahr braucht dafür selbst mindestens einen Punkt — hatte jemand letztes Jahr null Punkte, bleibt die Prozentzahl weg, weil ein Vergleich mit null keinen Sinn ergibt.

Tipp auf den kleinen Pfeil links neben einer Zeile, und sie klappt auf. Was darunter erscheint, hängt von der Ansicht ab:

• Bei Personen und Gruppen siehst Du, welche Aufgaben wie oft zu diesem Ergebnis beigetragen haben — zum Beispiel „5x Restmülltonnen rausstellen“, mit den dafür gesammelten Punkten.
• Bei Aufgaben ist es umgekehrt: Du siehst, welche Personen diese Aufgabe erledigt haben, wieder mit Medaillen für die drei größten Beiträge.

Nur eine Zeile ist gleichzeitig aufgeklappt; ein zweiter Tipp klappt sie wieder zu.

Das Trichter-Symbol oben rechts öffnet eine Liste aller Aufgaben, jede mit einem Schalter. Schaltest Du eine Aufgabe aus, verschwinden ihre Punkte sofort aus allen drei Ansichten und aus jedem Zeitraum — praktisch, wenn eine einzelne, sehr punktereiche Aufgabe die Rangliste sonst dominieren würde. Alle und Keine schalten mit einem Tipp sämtliche Aufgaben auf einmal um.

Alle Punkte sind für die ganze WEG sichtbar — es gibt keine private Rangliste. Wer die Rangliste öffnet, sieht die Punktzahl jedes Mitglieds und jeder Gruppe, nicht nur die eigenen. Mehr dazu, zusammen mit den anderen Dingen, die andere von Dir sehen können, im Kapitel „Wer sieht was von mir“.

• Gleichstand: Zwei Personen mit derselben Punktzahl bekommen denselben Platz — steht zum Beispiel Andrea mit Friede gleichauf auf Platz 2, folgt danach Platz 3, nicht Platz 4.
• Keine primäre Gruppe: Wer keiner Gruppe fest zugeordnet ist, taucht in der Ansicht „Personen“ ganz normal auf, fließt aber in keine Gruppenwertung ein — dafür braucht es eine primäre Gruppe.
• Niemand hat je etwas erledigt: Die Liste bleibt leer, beziehungsweise zeigt bei „Aufgaben“ den Hinweis „Keine Daten für diesen Zeitraum“.

Oben rechts im Kalender sitzt eine Glocke. Ist etwas Neues für Dich da, füllt sie sich rot und bekommt einen Punkt; ist nichts da, bleibt sie schlicht gelb umrandet. Ein Tipp öffnet in beiden Fällen dasselbe Fenster — auch wenn es nichts zu zeigen hat, denn genau das ist dann die Antwort auf die Frage „gibt es was Neues?“.

Fünf Dinge sammeln sich hier, jedes in seinem eigenen Abschnitt, jedes mit seinem eigenen Symbol:

• Neue Dokumente — lila, Ordner-Symbol.
• Neue Listen — blau, Listen-Symbol.
• Neue Todos, die Dir zugewiesen wurden — orange, Häkchen-Symbol.
• Hilfe angefragt — orange, winkende Figur.
• Ungelesene Nachrichten zu Terminen — gelb, Sprechblasen-Symbol.

Ein Abschnitt erscheint nur, wenn es darin tatsächlich etwas gibt — bei wenig Neuem ist das Fenster entsprechend kurz.

Diese drei Abschnitte zeigen Dir, was seit Deinem letzten Blick dazugekommen ist — mit Titel, und je nachdem, in welchem Ordner, in welcher Liste, oder von wem.

Jede Zeile hat rechts ein kleines ✕. Antippen räumt genau diesen einen Eintrag aus der Liste — mehr passiert nicht, das Dokument, die Liste oder das Todo bleiben unverändert an ihrem Platz. Es ist reines Ausblenden aus den Neuigkeiten, kein Löschen.

Hat jemand für einen Termin um Hilfe gebeten (siehe Termine → Um Hilfe bitten), taucht er hier zusätzlich auf — mit Aufgabe, Datum und wer eigentlich zuständig wäre.

Gehörst Du nicht zur zuständigen Gruppe, siehst Du rechts das Übernehmen-Symbol und wirst nach Bestätigung sofort zur neuen Gruppe. Gehörst Du selbst dazu oder hat schon jemand übernommen, erscheint hier keine Schaltfläche — der Eintrag ist rein informativ und verschwindet von selbst, sobald der Hilferuf endet.

Zuletzt die Termine mit ungelesenen Nachrichten, mit Aufgabe, Datum und der Anzahl ungelesener Beiträge. Ein Tipp auf die Zeile führt direkt in den Chat dieses Termins — die Nachrichten gelten dabei sofort als gelesen.

Oben rechts im Fenster steht, solange mindestens eine ungelesene Nachricht vorliegt, der Knopf Alle gelesen. Er räumt ausschließlich diesen einen Abschnitt auf einen Schlag ab — Dokumente, Listen, Todos und Hilferufe bleiben unberührt, weil sie auf ganz andere Weise verschwinden (siehe oben).

Unter Mehr → Meine Benachrichtigungen legst Du für jede Art von Ereignis einzeln fest, ob Du eine Push-Nachricht dazu bekommen willst. Die Glocke im Kalender läuft unabhängig davon immer weiter — hier stellst Du nur ein, was zusätzlich als Mitteilung aufs Sperrbildschirm kommt.

Schaltest Du Meine eigenen Aufgaben ein, erscheint darunter zusätzlich das Follow-up-Intervall: 15, 30, 60 oder 120 Minuten. Bleibt eine fällige Aufgabe offen, wird die Erinnerung in diesem Abstand wiederholt.

Weiter unten auf derselben Seite listet HOT alle Aufgaben, für die überhaupt eine Erinnerung vorgesehen ist. Für jede kannst Du einzeln festlegen:

• ob sie für Dich ein- oder ausgeschaltet ist,
• und, falls eingeschaltet, zu welcher Uhrzeit die Erinnerung kommen soll — statt der von Deinem Verwalter voreingestellten Zeit.

Eine Aufgabe, die Du hier nie angefasst hast, bleibt einfach bei der Standardzeit. Die Liste zeigt keine Aufgaben ohne Erinnerungsfunktion und keine Geburtstage — Letztere haben oben ihren eigenen Schalter.

Ein eigener, kleiner Screen unter Mehr → Meine Einstellungen, mit genau zwei Schaltern:

• Animationen — die kurzen Effekte beim Abhaken, Verschieben und Übernehmen.
• Sounds — der Ton, der dieselben Aktionen begleitet.

Beides ist reine Geschmackssache und hat mit den Benachrichtigungen von oben nichts zu tun — hier geht es nur um das, was beim Wischen selbst passiert.

Unter Mehr → Account findest Du das, was mit Deinem Zugang zu HOT zu tun hat.

Zwischen WEGs wechseln

Gehörst Du zu mehr als einer WEG, siehst Du hier ganz oben eine Liste all Deiner WEGs. Ein Tipp auf eine andere wechselt dorthin — Du musst Dich dafür nicht neu anmelden. Bist Du nur in einer einzigen WEG, bleibt dieser Bereich der Seite leer; die meisten Mitglieder brauchen ihn nie.

Abmelden

Der Knopf Abmelden meldet Dich auf diesem Gerät ab. Danach landest Du wieder bei der Anmeldung und brauchst einen neuen Code, um zurückzukommen. Andere Geräte, auf denen Du angemeldet bist, bleiben davon unberührt.

HOT ist eine WEG-App, kein anonymes Werkzeug — Erledigungen und Punkte sind absichtlich für alle sichtbar, das ist der Sinn der gemeinsamen Terminliste und der Rangliste. Bei zwei anderen Dingen ist HOT dagegen zurückhaltender: Deine Kontakt-E-Mail bleibt privat, und Deinen Geburtstag zeigt die App nur, wenn Du das selbst erlaubst.

Hakst Du einen Termin ab, sehen das alle, die diesen Termin ohnehin sehen dürfen — nicht nur Deine eigene Gruppe. Im Kalender erscheint ein kleines Portrait-Abzeichen mit Deinem Bild, und unter Details → Aktueller Status steht ausgeschrieben: „Diese Aufgabe hast Du am … erledigt.“ Für alle anderen liest sich das genauso, nur mit Deinem Namen statt „Du“.

Das gilt für Erledigt! ebenso wie für Ausgefallen! — und für Verschieben und Übernehmen: Wer wann was mit einem Termin gemacht hat, ist innerhalb der WEG kein Geheimnis. Wer den Termin gar nicht sehen darf — etwa weil er einer privaten Gruppe gehört, in der Du nicht Mitglied bist — bekommt davon natürlich auch nichts mit.

Falls Eure WEG das Ranking eingeschaltet hat: Alle Punkte sind für die ganze WEG sichtbar, sowohl je Person als auch je Gruppe. Es gibt keine private Rangliste und keine Möglichkeit, nur die eigene Punktzahl zu zeigen und die der anderen zu verbergen. Wer die Rangliste öffnet, sieht Namen und Punktzahl jedes Mitglieds. Mehr zu den Ansichten und Zeiträumen im Kapitel Rangliste und Punkte.

Geburtstage gibt es nur, falls Eure WEG diese Funktion eingeschaltet hat. Innerhalb dieser Funktion entscheidest Du selbst: unter Mehr → Benutzer → Dein eigener Eintrag gibt es einen Schalter Geburtstag. Ist er an, erscheint Dein Geburtstag als eigener Eintrag im Kalender der ganzen WEG — jedes Jahr wieder, ohne Jahreszahl. Ist er aus, sieht niemand etwas davon, auch Dein Verwalter nicht; das Datum bleibt aber im Hintergrund gespeichert, falls Du ihn später wieder einschaltest.

Deine Kontakt-E-Mail-Adresse — die, an die Dein Anmelde-Code geht — bekommt kein anderes Mitglied zu sehen, auch nicht über Umwege wie das Profil oder eine Gruppe. Sichtbar ist sie nur für Dich selbst und für Deinen WEG-Admin, der sie im Zweifel braucht, um Dir bei einem Anmeldeproblem zu helfen.

Ändern kannst Du sie jederzeit selbst, unter Mehr → Benutzer → Dein eigener Eintrag. Dein Verwalter kann sie nur ändern, solange kein Gerät mit Deinem Profil verknüpft ist — ist eines verknüpft, muss er die Verknüpfung erst lösen, was Dich abmeldet. Achte deshalb selbst darauf, dass die hinterlegte Adresse stimmt: Details dazu im Kapitel Die WEG im Überblick.

Gehe der Reihe nach vor — meistens liegt es an der ersten oder zweiten Stelle:

• 1iPhone-Einstellungen. Öffne die Einstellungen-App → HOT → Mitteilungen, und prüfe, ob Mitteilungen dort überhaupt erlaubt sind. Ohne diese Erlaubnis kommt bei HOT selbst nichts an, egal was in der App eingestellt ist.
• 2Deine eigenen Schalter in HOT. Unter Mehr → Meine Benachrichtigungen kannst Du jede Kategorie einzeln abgeschaltet haben. Prüfe, ob genau die Art von Ereignis, die Du vermisst, dort eingeschaltet ist — siehe Kapitel Neuigkeiten, Benachrichtigungen und mein Konto.
• 3Eigene Erinnerungszeit je Aufgabe. Hast Du für eine bestimmte Aufgabe eine eigene Uhrzeit eingestellt, kommt die Erinnerung erst dann — nicht zur Standardzeit Deines Verwalters.
• 4Die Glocke selbst. Unabhängig von Push-Mitteilungen sammelt die Glocke oben im Kalender alles Neue ohnehin — ein Blick dorthin zeigt Dir, ob HOT das Ereignis überhaupt registriert hat.

HOT sagt Dir an dieser Stelle recht genau, woran es liegt — lies die Meldung auf dem Bildschirm, sie unterscheidet drei verschiedene Fälle:

„Du bist noch keiner WEG zugeordnet“

Du bist zwar mit Deiner Apple-ID erfolgreich angemeldet, aber noch in keiner WEG als Mitglied hinterlegt. Wende Dich an Deinen (zukünftigen) WEG-Admin, damit er Dich einlädt.

„Dein Zugang wurde gesperrt“

Ein Admin hat Deinen Zugang zu dieser WEG gesperrt. Deine Daten bleiben dabei erhalten — sprich mit einem Admin Deiner WEG, um wieder freigeschaltet zu werden.

„Deine WEG ist stillgelegt“

Nicht Du bist gesperrt, sondern die ganze WEG ist zurzeit außer Betrieb. Auch hier bleiben alle Daten erhalten; auch hier hilft nur jemand aus der WEG-Verwaltung weiter.

Gar kein Anmelde-Code kommt an

Der Code geht an die E-Mail-Adresse, die für Dich hinterlegt ist — kontrolliere zuerst den Spam-Ordner. Kommt dort auch nichts an, stimmt vermutlich die hinterlegte Adresse nicht; nur Dein WEG-Admin kann sie korrigieren, solange Du selbst noch kein Gerät verknüpft hast.

Falscher Account angemeldet

Hast Du Dich mit der falschen Apple-ID anmeldet, tippe auf „Falscher Account? Neu einloggen“ unten auf dem Anmelde-Bildschirm und melde Dich erneut mit der richtigen an.

• 1Der Filter. Ist das Filtersymbol oben rechts im Kalender rot und ausgefüllt, blendet HOT alles aus, was nicht Dir, Deiner Gruppe oder der ganzen WEG gehört. Tippe es an, um wieder alles zu sehen — siehe Kapitel Termine.
• 2Der richtige Monat. Termine erscheinen nur im Monat ihres Datums. Über den Monatsnamen gelangst Du zur Jahresübersicht, falls Du Dich verblättert hast.
• 3Nach unten ziehen. Zieh die Liste nach unten, um den Monat neu vom Server zu laden — gerade nach einer Änderung durch eine andere Person hilft das meistens sofort.
• 4Private Gruppe oder private Aufgabe. Gehört der Termin einer Gruppe, in der Du nicht Mitglied bist, oder einer Aufgabe, die nur einer bestimmten Person oder Gruppe zugewiesen ist, zeigt HOT ihn Dir grundsätzlich nicht — das ist so gewollt, nicht ein Fehler.

Bleibt der Termin trotzdem verschwunden, frag Deinen WEG-Admin — er sieht, ob der Termin überhaupt existiert und wem er gehört.

Egal wo in HOT — ob Du einen Termin abhakst, einen Listeneintrag anlegst oder einen Zählerstand einträgst —, gilt dasselbe Muster: HOT zeigt die Änderung sofort an und schickt sie gleichzeitig zum Server. Klappt das nicht, wird die Ansicht zurückgesetzt, und Du bekommst einen von zwei Hinweisen:

• Ein Streifen oben am Bildschirm — keine Verbindung. Verschwindet von selbst, sobald wieder Netz da ist; dann einfach die Aktion wiederholen.
• Ein Dialog „Nicht gespeichert“ — der Server hat die Änderung abgelehnt, meist weil die Berechtigung fehlt oder jemand anderes schneller war. Zieh die betroffene Liste nach unten, um den aktuellen Stand zu holen, und versuche es dann erneut.

Wiederholt sich das bei derselben Aktion immer wieder, obwohl Du sicher online bist, sprich Deinen Verwalter an — meist hat sich in der Zwischenzeit etwas an der Zuständigkeit geändert.

HOT trennt zwei Arten von Fragen, und für jede ist jemand anderes zuständig:

Im Zweifel gilt: Ist es eine Frage, die auch ein anderes Mitglied Deiner WEG beantworten könnte, ist es Inhaltliches. Funktioniert etwas nicht, das laut diesem Handbuch eigentlich funktionieren müsste, ist es Technisches.

WEG

Wohnungseigentümergemeinschaft — Eure Hausgemeinschaft, wie sie in HOT abgebildet ist. Alles, was Du in der App siehst, gehört zu genau einer WEG.

Verwalter

Die Person (oder Personen) in Eurer WEG mit Admin-Rechten — legt Aufgaben, Gruppen und Mitglieder an und ist erster Ansprechpartner für alles Inhaltliche. Erkennbar am Schild-Symbol neben ihrem Namen. Siehe Wenn etwas nicht klappt.

Super-Admin

Eine Ebene über dem Verwalter, auf Plattformebene — betrifft mehrere WEGs zugleich und kommt in einer gewöhnlichen WEG praktisch nicht vor. Am Kronen-Symbol erkennbar.

Mitglied

Eine Person, die zu Eurer WEG gehört. Ein und dieselbe Person kann Mitglied in mehreren WEGs sein — Name, Bild und Geburtstag gelten dann für alle gemeinsam, die Rolle (Admin, gesperrt, Gruppen) ist für jede WEG eigens gesetzt. Siehe Die WEG im Überblick.

Kontakt-E-Mail

Die Adresse, an die Dein Anmelde-Code geht. Privat — kein anderes Mitglied sieht sie, nur Du selbst und Dein Verwalter. Siehe Wer sieht was von mir.

Gesperrt

Ein Mitglied, dem der Verwalter vorübergehend den Zugang entzogen hat. Die Daten bleiben erhalten, nur die Anmeldung ist blockiert, bis ein Admin wieder freischaltet.

Gruppe

Eine Untereinheit Eurer WEG — ein Hausflügel, eine Etage, eine Familie. Aufgaben, Termine, Listen und Dokumente lassen sich auf eine Gruppe statt auf die ganze WEG beschränken. Siehe Die WEG im Überblick.

Private Gruppe

Eine Gruppe, die nur ihre eigenen Mitglieder überhaupt zu sehen bekommen — für alle anderen taucht sie nirgends auf, nicht einmal als Name.

Primäre Gruppe

Die eine Gruppe, der ein Mitglied hauptsächlich zugeordnet ist — zum Beispiel maßgeblich dafür, welche Zählerstände es eintragen darf. Zusätzlich kann eine Person noch in weiteren Gruppen Mitglied sein.

Aufgabe

Die Vorlage hinter einem Termin — zum Beispiel „Restmülltonnen rausstellen“ — mit ihren Regeln: Punktwert, ob verschiebbar, ob überspringbar, wer zuständig ist. Siehe Die WEG im Überblick.

Termin

Eine konkrete Ausprägung einer Aufgabe an einem bestimmten Tag — das, was tatsächlich in Deinem Kalender steht und was Du abhakst. Siehe Termine: ansehen, abhaken, verschieben.

Erledigt! / Ausgefallen!

Die beiden Arten, einen Termin abzuschließen: erledigt heißt getan (bringt Punkte, falls die Aufgabe welche wert ist), ausgefallen heißt, es war diesmal nichts zu tun.

Hilferuf / Übernehmen

Wenn Du für einen eigenen Termin um Hilfe bittest, kann jemand aus einer anderen Gruppe ihn übernehmen — der Termin wechselt dann zu dessen Gruppe.

Verschieben

Einen Termin auf ein anderes Datum legen, ohne ihn zu löschen. Nur möglich, wenn die zugrundeliegende Aufgabe das erlaubt.

Filter

Ein Schalter im Kalender, der alles ausblendet, was Dich nicht direkt betrifft — Termine der ganzen WEG, Deiner Person oder Deiner Gruppen bleiben sichtbar, alles andere verschwindet.

Liste

Eine einfache Aufzählung ohne feste Zuständigkeit — jeder darf jeden Eintrag ändern oder abhaken.

To-do's Liste

Eine Liste, bei der jedem Eintrag optional eine verantwortliche Person oder Gruppe zugewiesen wird. Siehe Listen.

Ordner / Dokument

Ordner bündeln Dokumente (PDFs, Fotos) und sind entweder für die ganze WEG oder für eine Gruppe sichtbar. Siehe Dokumente.

Zähler / Ablesung

Ein Heizkostenverteiler, Warmwasser- oder Kaltwasserzähler; die Ablesung ist der Stand, den Du einmal im Jahr dafür einträgst. Siehe Zählerstände.

Punkte / Rangliste

Für jede erledigte Aufgabe mit Punktwert wandern Punkte auf das Konto der abhakenden Person; die Rangliste zeigt den Stand aller Mitglieder und Gruppen, für alle sichtbar. Siehe Rangliste und Punkte.

Geburtstag

Ein optionaler, wiederkehrender Kalendereintrag ohne Jahreszahl — jedes Mitglied schaltet für sich selbst ein, ob sein Geburtstag erscheint.

Anmelde-Code

Ein Code, den HOT an Deine hinterlegte Kontakt-E-Mail schickt, um Dein Gerät mit Deinem Profil in der WEG zu verknüpfen. Siehe Erste Schritte.

Neuigkeiten (die Glocke)

Die Sammelstelle oben rechts im Kalender für alles Neue: Nachrichten, Hilferufe, neue Listen und Dokumente. Wird rot, sobald etwas Ungesehenes vorliegt. Siehe Neuigkeiten, Benachrichtigungen und Konto.

Eskalation

Eine Benachrichtigung, die verschickt wird, wenn eine Aufgabe zu einer festgelegten Uhrzeit noch offen ist. Lässt sich, anders als andere Benachrichtigungen, nicht abschalten.

Deine Werkzeuge liegen alle unter Mehr. Der Bildschirm sieht für Dich anders aus als für ein Mitglied — es kommen ganze Abschnitte dazu:

• Übersicht — Benutzer, Gruppen und Aufgaben hat jeder. Bei Dir steht oben rechts zusätzlich ein Pluszeichen, und beim Antippen eines Eintrags bekommst Du ein Bearbeiten-Formular statt einer reinen Ansicht.
• Kalender — komplett neu: Aufgaben terminieren und Termine löschen.
• Zähler — Zähler konfigurieren und Zählergruppen, sofern die Zählerablesung eingeschaltet ist.
• WEG — WEG-Verwaltung, die Grundeinstellungen Eurer WEG.

Dazu kommen zwei Wischknöpfe im Kalender, die nur Du hast: Aufgabe löschen und Aufgabe freigeben für jeden beliebigen Termin, auch für fremde. Beides steht im Kapitel Termine.

Unter Mehr → Benutzer steht, wer zur WEG gehört. Zwei kleine Zeichen hinter dem Namen sagen Dir mehr:

• ein oranges Schild — die Person ist Verwalter,
• ein gelbes Krönchen — Plattform-Administrator, das betrifft den Betreiber von HOT und nicht Eure WEG,
• ein grünes Telefon-Symbol ganz rechts — die Person hat sich schon angemeldet und ein Gerät verknüpft.

Jemanden neu aufnehmen

Tippe oben rechts auf das Plus. Nötig sind Vorname, Nachname und eine Kontakt-E-Mail. Alles andere kannst Du später nachtragen.

• 1Kontakt-E-Mail. An diese Adresse fordert die Person beim ersten Start der App ihren Anmelde-Code an. Sie ist der einzige Weg hinein — verschreibst Du Dich hier, kommt die Person nicht in die WEG.
• 2Primäre Gruppe. Die Wohnung beziehungsweise der Haushalt. Sie ist mehr als eine Zuordnung: an ihr hängt, welche Zähler die Person sieht, und an sie geht eine Aufgabe, wenn jemand von außen einspringt. „Keine" ist erlaubt und ein echter Zustand, kein leeres Feld.
• 3Weitere Gruppen-Mitgliedschaften. Beliebig viele zusätzlich, per Schalter. Die primäre Gruppe steht bewusst nicht in dieser Liste — sie hat ihre eigene Zeile darüber.
• 4Admin. Macht die Person zum Verwalter mit allen Rechten aus diesem Kapitel.
• 5Geburtstag und Bild. Freiwillig. Der Geburtstag erscheint nur, wenn Eure WEG Geburtstage überhaupt anzeigt.

Die Welcome-E-Mail

Im Formular einer bereits angelegten Person findest Du unter Geräte-Verknüpfung den Knopf Welcome-E-Mail senden. Die Mail lädt die Person ein, HOT zu installieren und dort selbst einen Anmelde-Code anzufordern. Sie enthält keinen Code — der geht immer nur an die Person selbst, wenn sie ihn in der App anfordert.

Du kannst sie beliebig oft schicken. HOT bestätigt danach, an welche Adresse sie ging — lies das kurz gegen, ein Tippfehler in der Adresse fällt sonst nirgends auf.

Wenn jemand nicht mehr hereinkommt

Steht bei einer Person Gerät verknüpft, hat sie sich mit einer Apple ID angemeldet. Hat sie diese Apple ID gewechselt, kommt sie nicht mehr hinein — dann hilft Apple-Verknüpfung lösen.

Die Kontakt-E-Mail lässt sich nur ändern, solange kein Gerät verknüpft ist. Bei einer angemeldeten Person löst Du also zuerst die Verknüpfung — womit sie abgemeldet wird — und änderst dann die Adresse.

Sperren statt entfernen

Der Schalter Gesperrt nimmt einer Person den Zugang, ohne sie zu löschen. Alles bleibt erhalten, sie kommt nur nicht mehr herein. Das ist der richtige Weg bei einem Streitfall, einem Verkauf in der Schwebe oder einem Verdacht — und jederzeit umkehrbar. Bei Dir selbst erscheint der Schalter nicht.

Jemanden aus der WEG entfernen

Ganz unten im Formular. Darüber sitzt ein Schalter Termine mitlöschen, und der entscheidet mehr, als er verrät:

HOT zählt vor dem Löschen ab, wie viele Termine betroffen sind, und zeigt Dir die Zahl in der Rückfrage. Zusätzlich steht dort ein Satz, den Du kennen solltest: gehört die Person noch anderen WEGs an, bleibt sie dort Mitglied — war dies ihre letzte, wird sie vollständig gelöscht, mit Name, E-Mail und Bild. Rückgängig geht das nicht.

Was auch Du nicht ändern kannst

Sobald sich eine Person angemeldet hat, gehören ihr Name und Bild selbst. Die Felder werden für Dich grau, mit dem Hinweis, dass nur sie beides ändern kann. Vorher — solange niemand verknüpft ist — trägst Du sie ein, damit die Liste überhaupt Namen hat.

Eine Gruppe ist meistens ein Haushalt („Die Mustermanns"), manchmal ein Gebäudeteil („Das Vorderhaus"). Unter Mehr → Gruppen, Plus oben rechts. Nötig ist nur ein Name; dazu kommen ein Bild und die Mitglieder per Schalter.

Privat

Der Schalter Privat (nur für Mitglieder sichtbar) macht die Gruppe für alle anderen unsichtbar — nicht nur ihren Inhalt, sondern ihre Existenz. Wer nicht dazugehört, findet sie in keiner Liste, in keinem Auswahlmenü und an keinem fremden Profil. Nimm ihn für alles, was wirklich nur eine Teilmenge der WEG angeht.

Hauptgruppe und weitere Gruppen

Jede Person hat höchstens eine primäre Gruppe — ihren Haushalt — und beliebig viele weitere. Der Unterschied ist nicht kosmetisch:

• Springt jemand für eine fremde Aufgabe ein, wandert sie an seine primäre Gruppe, nicht an ihn persönlich. HOT behandelt eine Pflicht als Sache des Haushalts.
• Zähler hängen an der primären Gruppe. Eine bloße Mitgliedschaft genügt dafür nicht.

Löschen

Im Formular ganz unten. HOT nennt in der Rückfrage, wie viele Mitglieder betroffen sind — deren Gruppenzuordnung wird zurückgesetzt, die Personen selbst bleiben natürlich. Ist die Gruppe noch irgendwo als Zielgruppe einer Aufgabe eingetragen, verweigert HOT das Löschen; nimm sie dort zuerst heraus.

Unter Mehr → Aufgaben, Plus oben rechts. Hier entsteht die Vorlage, aus der später Termine werden. Das Formular ist das umfangreichste der App — hier steht, was jedes Feld tut.

Identifikation, Beschreibung, Bild

Der Name steht auf jedem Termin und in jeder Benachrichtigung. Auf einem Sperrbildschirm sind ungefähr 40 Zeichen zu sehen — kurz und eindeutig ist hier mehr wert als vollständig.

Die Beschreibung liest man in den Termindetails. Hier ist Platz für das, was sonst jedes Jahr neu erklärt wird: welche Tonne wohin, welche Frist die Versicherung setzt, wo der Schlüssel hängt.

Das Bild erscheint im mittleren Feld jeder Kalenderzeile. Es ist der schnellste Weg, eine Aufgabe zu erkennen, ohne zu lesen — dafür lohnt sich ein deutliches Motiv.

Sichtbar für

Wer die Aufgabe überhaupt zu sehen bekommt. Leer gelassen heißt ganze WEG. Wählst Du eine Gruppe oder Person, verschwindet die Aufgabe für alle anderen aus der Aufgabenliste.

Einstellungen

Benachrichtigungen (Standard für alle)

Was Du hier einstellst, ist die Voreinstellung — jedes Mitglied kann für sich davon abweichen.

• Reminders aktivieren — schaltet die Erinnerung an dieser Aufgabe überhaupt ein.
• Standard-Uhrzeit — in Viertelstundenschritten. Wer für sich eine andere Zeit eingestellt hat, bekommt seine.
• Follow-up Erinnerungen — an heißt: bis zu drei Erinnerungen, im Abstand, den jeder für sich eingestellt hat. Aus heißt: genau eine. Für eine Ankündigung — ein Handwerker, eine Lieferung — ist eine richtig, denn niemand kann etwas tun, damit sie aufhört.
• Benachrichtigungstext — was auf dem Sperrbildschirm steht. Höchstens 160 Zeichen, sichtbar sind etwa 110. Der Zähler unter dem Feld wird orange, sobald Du darüber bist; abgeschnitten wird nichts, aber gelesen wird nur der Anfang.

Eskalation

Die Eskalation ist für Aufgaben, bei denen es wirklich weh tut, wenn sie liegenbleiben. Ist der Termin zur eingestellten Uhrzeit noch offen, wird ein größerer Kreis informiert: entweder nur die Admins oder Alle.

Eine Stunde vorher bekommt nur der Zuständige eine Vorwarnung — die Gelegenheit, es noch selbst zu erledigen, bevor die Nachbarn davon erfahren.

Reihenfolge ändern

Die Reihenfolge der Aufgabenliste kannst Du festlegen. Sie wirkt sich auch darauf aus, wie mehrere Termine am selben Tag im Kalender sortiert erscheinen. Wechsle in den Sortiermodus, zieh die Einträge an ihren Platz und bestätige oben rechts mit Speichern — Abbrechen stellt die alte Reihenfolge wieder her.

Eine Aufgabe löschen

Im Formular ganz unten. HOT zählt vorher ab, wie viele Termine daran hängen, und nennt die Zahl in der Rückfrage. Alle diese Termine und die Nachrichten daran gehen mit, unwiderruflich. Willst Du die Historie behalten, lösch die Aufgabe nicht, sondern hör einfach auf, sie zu terminieren.

Mehr → Aufgaben terminieren. Hier entstehen aus einer Aufgabe die konkreten Termine im Kalender. Das ist der Bildschirm, an dem Du als Verwalter die meiste Zeit verbringst — meist einmal im Jahr für das kommende. Du kannst natürlich auch viele Jahre im Voraus planen. Falls sich etwas gravierend ändern sollte, hast Du später immer noch die Möglichkeiten Termine im Bulk zu löschen.

Erst die Aufgabe, dann der Typ

Wähl oben die Aufgabe. Ist sie nur für einen bestimmten Kreis sichtbar, sagt HOT es Dir gleich hier — mit dem Hinweis, dass Du die Sichtbarkeit der Termine gleich noch getrennt davon entscheidest.

Dann der Typ: Einmalig oder Wiederkehrend.

Zuständigkeit — drei Fragen, nicht eine

Diese drei Felder werden gern verwechselt, und sie bedeuten wirklich Verschiedenes:

Einmalig

Ein Datum, eine Zuständigkeit, fertig. Für den Handwerkertermin, die Eigentümerversammlung, die Ablesung.

Wiederkehrend

Hier liegt die eigentliche Arbeit — und die eigentliche Ersparnis.

• Rhythmus — Täglich, Wöchentlich, Monatlich oder Jährlich.
• Alle n … — der Abstand. „Alle 2 Wochen", „Alle 3 Monate".
• Aktive Monate — ein Raster aller zwölf Monate. Leer heißt: alle. Für Schneeräumen kreuzt Du November bis März an und bekommst im Juli keine Termine. Bei jährlicher Wiederholung entfällt das Raster.
• Owner wechselt — nur bei täglicher Wiederholung: soll die Zuständigkeit täglich oder wöchentlich weiterrücken? Wöchentlich heißt, dass jeder Haushalt eine ganze Woche am Stück dran ist.
• Zeitraum — Von und Bis. Das Ende ist Pflicht; HOT erzeugt keine Termine ohne Horizont.

Die Owner-Reihenfolge — der Kern der Rotation

Statt eines einzelnen Eigentümers baust Du eine Liste: Die Mustermanns, Die Meiers, Die Bauers. HOT geht sie der Reihe nach durch und beginnt danach wieder von vorn.

Einträge dürfen mehrfach vorkommen, und das ist keine Spielerei, sondern der Punkt: Wohnt in einer Wohnung eine Person und in der anderen vier, kannst Du die größere zweimal in die Runde stellen und die Last damit gerecht verteilen. Genauso lassen sich längere Zyklen bauen — eine Liste mit sechzehn Einträgen ergibt eine Rotation über sechzehn Schritte.

Vorschau, dann erst erstellen

HOT legt nichts an, bevor Du es gesehen hast. Vorschau anzeigen rechnet die komplette Serie durch und listet jeden einzelnen Termin mit Datum und Zuständigkeit auf. Darunter steht, wie viele Termine entstehen würden.

Erst Erstellen speichert. Danach bestätigt HOT die Zahl der angelegten Termine.

Mehr → Termine löschen. Das Gegenstück zum Terminieren: für eine verunglückte Serie, für ein Jahr, das nicht mehr gebraucht wird, für eine Aufgabe, die es nicht mehr gibt.

Du stellst drei Filter ein und bekommst dann eine Vorschau:

• 1Aufgaben. Eine oder mehrere, per Schalter. Alle und Keine setzen die ganze Liste auf einmal.
• 2Zeitraum. Von und Bis. Das Bis kann nie vor dem Von liegen.
• 3Status. Alle, Nur offene, Nur erledigte oder Nur ausgefallene. Damit räumst Du eine Serie auf, ohne die schon geleistete Arbeit aus der Historie zu nehmen — Nur offene ist fast immer der Filter, den Du willst.

Vorschau anzeigen listet auf, was betroffen wäre. Die Rückfrage nennt danach die Anzahl der Termine und die Anzahl der Chatverläufe, die mitgehen. Gelöscht wird unwiderruflich.

Beide Bildschirme erscheinen nur, wenn in der WEG-Verwaltung die Zählerablesung eingeschaltet ist.

Zähler konfigurieren

Ein Zähler braucht eine Beschreibung — nimm den Ort, „Wohnzimmer", „Bad", denn danach sucht die ablesende Person —, wahlweise die Zählernummer, einen Typ und eine Gruppe.

Die Gruppe ist die Wohnung, in der der Zähler hängt. Ein Zähler gehört immer zu genau einer Gruppe — dieses Feld kann als einziges Auswahlfeld der App nicht leer bleiben.

Beim Löschen eines Zählers gehen alle seine Ablesungen mit.

Zählergruppen

Hier legst Du fest, welche Gruppen überhaupt an der Ablesung teilnehmen. Die Regel dahinter ist streng und der häufigste Stolperstein:

Deshalb warnt HOT auf demselben Bildschirm unter Ohne Hauptgruppe vor Gruppen, die bei niemandem die primäre sind: Zähler darin könnte kein Mitglied sehen. Taucht dort eine Gruppe auf, in der Zähler hängen, ist das fast immer ein Fehler in der Mitgliederpflege — nicht in der Zählerliste.

Wer die Zähler konfigurieren darf, ist übrigens weiter gefasst als sonst in diesem Kapitel: neben Verwaltern auch jedes Mitglied, dessen primäre Gruppe zu den aktivierten Zählergruppen gehört.

Mehr → WEG-Verwaltung. Die Grundeinstellungen — sie gelten für alle und schalten ganze Bereiche der App ein oder aus.

• Objekt-ID — die unveränderliche Kennung Eurer WEG. Nur zum Ablesen; nenn sie, wenn Du Dich an den Support wendest.
• Name — was oben auf jedem Bildschirm steht.
• Bild — erscheint bei Terminen, die der ganzen WEG gehören. Ohne Bild steht dort ein Haus-Symbol.

Verwalter zu sein heißt nicht, alles zu dürfen. Diese Grenzen sind Absicht, und es lohnt sich, sie zu kennen, bevor Du sie für einen Fehler hältst:

• Namen und Bilder angemeldeter Personen gehören ihnen. Du kannst sie ansehen, nicht ändern.
• Deine eigene Apple-Verknüpfung kannst Du nicht lösen und Dich selbst nicht sperren. Ein Verwalter, der allein in seiner WEG ist, könnte sich sonst dauerhaft aussperren.
• Die WEG braucht immer mindestens einen entsperrten Verwalter. Den letzten zu entfernen oder herabzustufen, lehnt HOT ab.
• Fremde WEGs siehst Du nicht — auch nicht, welchen anderen WEGs Eure Mitglieder angehören.
• Anmelde-Codes bekommst Du nie zu sehen. Sie gehen ausschließlich an die hinterlegte Adresse der Person, und auch Du kannst sie nicht auslesen oder weitergeben.

Kommt an einer dieser Stellen die Meldung „Dafür fehlen dir die Rechte", ist das meistens eine dieser Regeln und keine Störung. Bleibt sie an einer Stelle stehen, an der sie nach diesem Kapitel nicht hingehört, dann wende Dich an support@houseownertasks.com — und schreib dazu, was Du gerade speichern wolltest.